Уповноважена особа у відпустці: пояснення по моніторингу ДАСУ

Заміна уповноваженої особи під час відпустки: чи можна давати пояснення по моніторингу ДАСУ

Автор: Софія Нечипоренко, юрист АО «Шкребець і партнери»
Оновлено: 14 липня 2026 р.

Ситуація: Держаудитслужба ініціює моніторинг, і замовнику потрібно надати пояснення у стислі строки. Та якраз у цей час уповноважена особа, яка оголошувала закупівлю, іде у відпустку. Паніки не потрібно. Закон передбачає для цього конкретний механізм.

Хто така уповноважена особа і як вона визначається

Правовий статус уповноваженої особи, а також загальні організаційні та процедурні засади її діяльності встановлює Примірне положення про уповноважену особу, затверджене наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40 (далі - Примірне положення). Документ розроблений відповідно до абзацу третього пункту 11 частини першої статті 9 та частини дев'ятої статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі».

Замовник визначає або призначає уповноважену особу одним із трьох способів (п. 2.1 Примірного положення):

• покладенням на штатного працівника функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою
• введенням до штатного розпису окремої посади для виконання функцій уповноваженої особи
• укладенням трудового договору (контракту)

Замовник має право одночасно застосовувати кілька з цих способів та призначати одну або декілька уповноважених осіб - за умови, що кожна з них відповідає за організацію та проведення конкретних процедур закупівель.

Відповідь на головне питання: чи може інша особа надати пояснення

Так. Пункт 2.3 розділу 2 Примірного положення прямо передбачає механізм заміщення:

«У разі відсутності однієї уповноваженої особи (під час перебування на лікарняному, у відрядженні або відпустці) замовник має право визначити іншу уповноважену особу, яка буде виконувати обов'язки такої уповноваженої особи.»

Отже, якщо уповноважена особа, яка оголошувала закупівлю, перебуває у відпустці, замовник вправі визначити іншу уповноважену особу для виконання її обов'язків - зокрема для надання пояснень у межах моніторингу Держаудитслужби. Це не порушення процедурних вимог, а прямо передбачений законодавством механізм.

Що потрібно зробити до початку відпустки

Загальне правило просте: чим раніше замовник прописує механізм заміщення, тим менше ризиків під час моніторингу. На практиці ж схему заміщення закладають «по факту» - і тоді при настанні відпустки виникає метушня.

Що варто передбачити заздалегідь:

• Прописати в розпорядчому документі та положенні про уповноважену особу конкретну схему заміщення - хто виконує функції на час відпустки, лікарняного або відрядження
• Заздалегідь визначити, яка саме з уповноважених осіб братиме на себе ці повноваження
• Переконатися, що вона має достатні знання у сфері публічних закупівель (це важливо саме при моніторингу - від якості пояснень залежить висновок ДАСУ)
• Оформити передачу повноважень документально до фактичного початку відпустки - щоб не було прогалини в повноваженнях саме в момент моніторингу

Відповідальність за пояснення, надані під час заміщення

Це питання варте окремої уваги. Пункт 4.3 розділу 4 Примірного положення встановлює, що уповноважена особа несе персональну відповідальність:

• за прийняті нею рішення та вчинені дії (бездіяльність) відповідно до законів України
• за повноту та достовірність інформації, оприлюдненої на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель
• за порушення вимог, встановлених Законом та нормативно-правовими актами, прийнятими на його виконання

Це означає: та особа, яка фактично надає пояснення по моніторингу, відповідає за їх зміст і достовірність так само, як і основна уповноважена особа. Заміщення не знімає відповідальності - воно її переносить. Саме тому призначати для заміщення слід людину, яка справді розуміється на предметі закупівлі та обставинах конкретного моніторингу.

Детальніше про строки надання пояснень та порядок звернень учасників - у статті Порядок звернень учасників закупівель до замовника: строки, вимоги та наслідки. Про процедурні етапи відкритих торгів, у межах яких найчастіше виникає моніторинг, - у статті Відкриті торги з особливостями 2026: етапи та ризики.

FAQ: найчастіші запитання

Нормативна база

• Наказ Мінекономіки від 08.06.2021 № 40 «Про затвердження Примірного положення про уповноважену особу», пп. 2.1, 2.2, 2.3, 4.3 → me.gov.ua
• Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII, абзац 3 п. 11 ч. 1 ст. 9, ч. 9 ст. 11 → zakon.rada.gov.ua

Матеріал підготовлено Софією Нечипоренко, юристом АО «Шкребець і партнери», у співпраці з командою e-Lot Procurement. Стаття носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.